保育所は一旦入ったら卒業までは普通に在籍し続けるのかなと思っていましたが、残留児については毎年10月に書類審査があるようです。
具体的には、以下のような書類が来ました。
※紙の書類からのCRTによる文字起こしです

令和7年10月1日

保護者各位

柴田町長　滝口　茂
（公印省略）

子どものための教育・保育支給認定現況届について
（お願い）

日頃より、児童福祉行政に対し、深いご理解とご協力をいただき誠にありがとうございます。
さて、お子様の保育所等への入所につきまして、入所期間中においても、保育の支給認定状況については、毎年現況の確認が必要となります。
保護者の皆様にはお手数をおかけいたしますが、下記の書類の該当するものについて提出をお願いいたします。

記

○提出書類

支給認定現況届　……　児童1人につき1枚

家庭で保育できない状態を確認できる書類　……　保護者・同居の祖父母1人につき1種類
　※65歳以上の方は、書類提出が不要です。

① 就労証明書および在学証明書（お勤め・農業・自営業・就学している方など）
　→ 勤務先・自営業の方は、就業が確認できる書類（確定申告書・営業許可証等）の写しを添付してください。

② 申出書（出産・疾病・障がい・介護・看護など）及び添付書類
　・就労していない方で出産前後に保育を希望する方は、母子手帳の写しを添付してください。
　・病気療養などで保育を希望する方は、診断書などの病状が把握できる書類を添付してください。
　・障がいのため保育を希望する方は、障害者手帳などの写しを添付してください。
　・介護・看護のため保育を希望する方は、介護・看護を要する方の介護保険証の写し・診断書などの病状が把握できる書類を添付してください。

③ 求職活動等申告書及び証明書
　・求職中で保育を希望する方は、求職活動支援機関等（ハローワークなど）の利用証明などの求職活動を証明する書類を添付してください。

○提出先　現在通所している保育施設

○提出期間　令和7年10月14日（火）〜10月31日（金）　※土曜・日曜・休日を除く
午前8時30分〜午後5時00分

担当：柴田町役場 子ども家庭課 児童福祉施設班
電話：0224-55-2115

上記を読む限り、どうやら毎年10月に進級審査があるようです。
船岡保育所の時は最終学年での編入だったのでわかりませんでしたが。
この時の注意点としては、いわゆる入学審査の場合は11月に書類提出ですが、進級審査はそれよりも2週間も早くなっています。おそらく入学審査の人と被らないようにしたためでしょうか。
とはいえ他の自治体含め調査をしたところ、この審査は形式的なもので、保護者の勤務先が変わっていなければ書類を提出して終わりのようです。

さて、具体的な書き方ですが、まずは支給認定現況届についてはWEB上にファイルがないので、配布された紙に手書きです。
Wordなどで自分で作ってもいいのですが、記入箇所が少ないので手書きの方が早いです。
そして就労証明書ですが、なんと昨年度から形式が変わっています。なので使いまわしができません。おととしと去年は同じであったため、毎年変わるわけではなく、数年に1回変わるものと思われます。こちらは複数名で使うので柴田町役場指定のExcel形式での作成が便利です。